Backoffice für Agenturen, Freelancer & IT-Dienstleister
Von der Kundenanfrage zur Rechnung – ohne Zettelwirtschaft
Tickets, Zeiterfassung und Abrechnung in einem durchgehenden Ablauf. Keine drei Tools, keine vergessenen Stunden, keine Rechnungs-Abende mehr.
Ein Klick, keine Anmeldung: Du bekommst ein Demo-Konto mit Beispieldaten, 24 Stunden gültig, danach wird alles gelöscht.
Anfragen verstreut
Mails, Anrufe, WhatsApp – und am Ende weiß keiner, was offen ist.
Zeit vergessen
Was nicht sofort erfasst wird, wird nie abgerechnet. Das kostet jeden Monat bares Geld.
Abrechnung dauert
Stunden aus drei Quellen zusammensuchen, Nachweis basteln, Rechnung tippen.
Ein Ablauf statt drei Tools
Jeder Schritt baut auf dem vorherigen auf – deshalb geht nichts verloren.
- Schritt 1
Anfrage
Per Kundenportal, E-Mail oder von dir angelegt – alles landet an einem Ort.
- Schritt 2
Ticket
Priorität, Fälligkeit, Kunde und Projekt. Auf dem Board siehst du sofort, was brennt.
- Schritt 3
Zeit
Timer direkt am Ticket starten oder nachtragen. Die KI schlägt vergessene Zeiten vor.
- Schritt 4
Rechnung
Offene Stunden je Kunde – ein Klick, und der Rechnungsentwurf mit Stundennachweis steht.
Was drin ist
Tickets & Board
Board und Liste mit Filtern, interne Notizen und Antworten an den Kunden getrennt, Überfälliges auf einen Blick.
Kundenportal
Jeder Kunde bekommt einen persönlichen Link: Anfragen stellen, Stand sehen, antworten – ohne eigenes Konto.
Zeiterfassung
Timer, Wochenübersicht, abrechenbar oder intern. Vorschläge der KI zählen erst, wenn du sie bestätigst.
Abrechnung
Stundensatz je Kunde, Rundung je Eintrag, fortlaufende Rechnungsnummern – jede Minute wird genau einmal abgerechnet.
Kunden & Projekte
Kontakte mit Stundensatz, Projekte und Aufgaben – alles mit den Tickets verknüpft.
KI-Assistent
Fragen an deine Unterlagen, E-Mail-Sekretär, Zusammenfassungen. Die KI bereitet vor, du entscheidest.
KI, die vorbereitet – nicht entscheidet
- Ordnet neue Anfragen nach Dringlichkeit und Kunde ein
- Schlägt Zeiten aus Kalender, Mails und Tickets vor
- Entwirft den monatlichen Statusbericht für deine Kunden
- Bucht, versendet und rechnet nichts ohne deine Bestätigung ab
Datenschutz ohne Kleingedrucktes
- Datenbank und Anwendung auf einem Server in Deutschland (Frankfurt am Main)
- KI bevorzugt von Anbietern aus der EU; Ausnahmen stehen transparent in der Datenschutzerklärung
- Zugriffsregeln in der Datenbank: Jedes Konto sieht nur seine eigenen Daten
- Kundenportal-Links jederzeit widerrufbar
Preise
Die Beta ist kostenlos. Wir zeigen dir schon jetzt, wohin die Reise geht: Das sind die geplanten Preise nach dem Start. Wer in der Beta dabei ist, bekommt einen dauerhaft günstigeren Gründerpreis.
Beta · jetzt
0 € während der Beta
Kein Zahlungsmittel nötig
- Alles aus Solo und Team
- Persönliche Einrichtung, die ersten 25 Plätze
- Dafür ein Feedback-Gespräch nach vier Wochen
- Danach Gründerpreis: 9 € pro Nutzer und Monat, 12 Monate fest
Solo · nach der Beta
12 € / Monat
zzgl. MwSt. · 1 Nutzer
- Tickets, Zeiterfassung, Rechnungen
- Kundenportal ohne Konto für deine Kunden
- Kernzahlen, Blocker und Wochenrückblick
- KI-Kontingent inklusive
Team · nach der Beta
19 € / Nutzer / Monat
zzgl. MwSt. · bis 20 Nutzer
- Alles aus Solo
- Mehrere Nutzer mit gemeinsamem Arbeitsbereich
- Gemeinsamer Pool für KI-Guthaben
- Mehr KI-Kontingent
Bezahlt wird erst nach der Beta, später über Stripe. Wir kündigen den Start der Bezahlphase mindestens 30 Tage vorher an, und es wird nichts automatisch kostenpflichtig: Du entscheidest dann, ob du weitermachst. Die Preise nach der Beta sind geplant und können sich bis dahin ändern.
Häufige Fragen
Was kostet AssistFlow?+
Die Beta ist kostenlos. Danach planen wir 12 € pro Monat für Solo und 19 € pro Nutzer und Monat für Teams (jeweils zzgl. MwSt.). Wer in der Beta dabei ist, zahlt danach 12 Monate lang 9 € pro Nutzer und Monat. Bezahlt wird erst nach einer Ankündigung mindestens 30 Tage vorher, und nichts wird automatisch kostenpflichtig. Ausprobieren kannst du ohne Anmeldung über „Jetzt testen“.
Für wen ist AssistFlow gedacht?+
Für Agenturen, Freelancer und IT-Dienstleister mit 1 bis 20 Personen, die nach Stunden oder Projekten abrechnen.
Brauchen meine Kunden ein Konto?+
Nein. Sie bekommen einen persönlichen Link zum Kundenportal, den du jederzeit widerrufen kannst.
Ersetzt AssistFlow meine Buchhaltung?+
Nein. AssistFlow erstellt Rechnungen nach §14 UStG und exportiert sie für deine Buchhaltung bzw. deinen Steuerberater. Für die Ordnungsmäßigkeit deiner Buchführung bleibst du verantwortlich.
Wo liegen meine Daten?+
Auf einem Server in Deutschland (Frankfurt am Main). Für KI-Funktionen nutzen wir bevorzugt Anbieter aus der EU. Wo ein Anbieter außerhalb der EU beteiligt ist, steht das in der Datenschutzerklärung.
Was macht die KI – und was nicht?+
Sie ordnet Anfragen ein, schlägt Zeiten vor und entwirft Statusberichte. Sie bucht, versendet und rechnet nichts selbstständig ab – das bestätigst immer du.