Datenschutzerklärung
Wir nehmen den Schutz deiner Daten ernst. Hier erfährst du, welche Daten wir erheben, warum und welche Rechte du hast.
Zuletzt aktualisiert: 2. Mai 2026
1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:
Markus Schütze Im Siefchen 1 51643 Gummersbach Deutschland E-Mail: contact@assistflow.pro Telefon: +49 152 59646698
2. Überblick
AssistFlow Pro ist eine KI-gestützte SaaS-Plattform, die Selbstständige, Freelancer und kleine Unternehmen bei der Automatisierung digitaler Geschäftsprozesse unterstützt. Diese Datenschutzerklärung informiert darüber, welche personenbezogenen Daten wir erheben, zu welchem Zweck und auf welcher Rechtsgrundlage.
Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies für die Bereitstellung unserer Dienste erforderlich ist oder eine gesetzliche Grundlage besteht.
3. Welche Daten wir erheben
Wir erheben folgende Kategorien personenbezogener Daten:
3.1 Kontodaten
Bei der Registrierung erheben wir E-Mail-Adresse, Name und ggf. Profilbild (bei Google OAuth). Diese Daten dienen der Kontoerstellung, Authentifizierung und Kommunikation.
3.2 Nutzungsdaten
Wir erfassen, wie du die Plattform verwendest: aufgerufene Seiten, genutzte Funktionen, Häufigkeit der Nutzung, Zeitpunkte der Zugriffe, Token-Verbrauch und Generierungs-Zähler.
3.3 KI-Eingaben und generierte Inhalte
Wenn du unsere KI-Funktionen nutzt, verarbeiten wir die von dir eingegebenen Nachrichten, Anweisungen und Einstellungen sowie die daraus erzeugten Ergebnisse (Texte, Bilder, Dokumente). Diese Daten werden zur Erbringung der Dienstleistung verarbeitet.
KI-Anbieter: In der aktuellen Konfiguration setzen wir Mistral AI SAS (Paris, Frankreich, EU) für den KI-Chat, den Statusbericht und die Chat-Titel ein. Deine Eingaben werden dafür an Mistral AI übermittelt und dort nach deren Datenschutzbestimmungen verarbeitet; Mistral AI unterliegt der DSGVO. Weitere KI-Anbieter (OpenAI, ElevenLabs, Higgsfield, Tavily) sind derzeit nicht eingerichtet; die zugehörigen Module sind ausgeblendet. Bevor wir einen davon aktivieren, ergänzen wir diese Erklärung.
3.3a Datenschutzmodus (Randomizer)
Optional kannst du den Datenschutzmodus einschalten. Dann ersetzen wir erkannte Personendaten in deinen Nachrichten, Fragen an Unterlagen, E-Mails, die der E-Mail-Sekretär auswertet, und Gedächtniseinträgen (Namen mit Anrede, Firmen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, IBANs, Straßen, Postleitzahlen mit Ort sowie Kontakte aus deinem CRM) vor der Übermittlung an den KI-Anbieter durch erfundene Werte und setzen in der Antwort die echten Werte wieder ein. Der KI-Anbieter erhält in diesem Modus den pseudonymisierten Text.
Das ist eine Pseudonymisierung, keine Anonymisierung: Rechtlich bleiben es personenbezogene Daten. Die Erkennung arbeitet mit festen Mustern und ist nicht vollständig. Was nicht erkannt wird, zum Beispiel ein Name ohne Anrede oder ein seltener Firmenname, wird unverändert übermittelt. Wenn die KI Ersatzwerte verändert zurückgibt, kann der Rücktausch fehlen; wir weisen dann in der Antwort darauf hin. Nicht erfasst sind Bilder (im Chat in diesem Modus gesperrt), die Belegerkennung für Eingangsrechnungen und die Indexierung hochgeladener Dokumente für die Dokumentensuche; diese Texte werden unverändert verarbeitet.
Die Zuordnung zwischen echten und erfundenen Werten speichern wir verschlüsselt (AES-256-GCM) auf unserem Server und löschen sie nach 24 Stunden. Du siehst nur deine eigene Zuordnung. Empfänger des pseudonymisierten Textes ist der KI-Anbieter für Chat-Gespräche (Mistral AI SAS, Frankreich, siehe Abschnitt 5). Bilder werden im Datenschutzmodus nicht übermittelt. Funktionen außerhalb des KI-Chats nutzen den Modus derzeit nicht.
3.4 BYOK-Schlüssel
Für bestimmte Integrationen hinterlegst du eigene API-Schlüssel (BYOK). Diese werden verschlüsselt in unserer Datenbank gespeichert und ausschließlich für die von dir konfigurierten Automatisierungen verwendet.
3.5 Technische Daten
Beim Besuch unserer Website erfassen wir automatisch: IP-Adresse, Browser-Typ, Betriebssystem, Gerätetyp, Referrer-URL und Zugriffszeitpunkt. Diese Daten dienen der Sicherheit und technischen Bereitstellung.
3.6 Zahlungsdaten
In der Beta ist im System derzeit kein Zahlungsdienstleister eingerichtet; wir speichern keine Kreditkarten- oder Kontodaten. Sobald Zahlungen über die Plattform abgewickelt werden (vorgesehen ist Stripe, nach der Beta), ergänzen wir diese Erklärung um den Anbieter, die Datenkategorien und die Rechtsgrundlage.
3.7 Hochgeladene Dateien
Dateien, die du hochlädst oder die durch KI-Generierung entstehen (z.B. Bilder, PDFs), werden im Dateispeicher auf unserem eigenen Server gespeichert (Supabase-Software, von uns selbst betrieben, Standort Frankfurt am Main). Der Zugriff ist durch Row Level Security auf dein Konto beschränkt.
4. Zwecke und Rechtsgrundlagen
Wir verarbeiten deine Daten für folgende Zwecke:
Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Kontoerstellung, Bereitstellung der Plattform-Funktionen, Abonnementverwaltung, KI-Generierung, Cloud-Speicher, Support.
Berechtigte Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)
Sicherheit, Missbrauchsprävention, technische Fehlerbehebung, Produktverbesserung durch anonymisierte Nutzungsanalyse.
Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
Statistik-Cookies und optionale Marketing-Kommunikation, sofern du eingewilligt hast.
Rechtliche Pflichten (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO)
Aufbewahrung von Rechnungsdaten gemäß steuer- und handelsrechtlicher Vorgaben.
Wir verkaufen, vermieten oder handeln deine personenbezogenen Daten nicht an Dritte zu deren Marketingzwecken.
5. Auftragsverarbeiter und Drittanbieter
Wir setzen folgende Kategorien von Dienstleistern ein, mit denen ggf. Auftragsverarbeitungsverträge bestehen:
- Server, Datenbank, Anmeldung und Dateispeicher: Hostinger International Ltd. (virtueller Server, Standort Frankfurt am Main, Deutschland). Die Datenbanksoftware Supabase betreiben wir selbst auf diesem Server; die Supabase GmbH erhält keine Daten.
- E-Mail-Versand (Rechnungen, Einladungen, Benachrichtigungen und Mails aus Demo-Konten): über das von dir hinterlegte Postfach bzw. über das Systempostfach noreply@assistflow.pro bei Hostinger International Ltd.
- KI-Textgenerierung (KI-Chat, Statusbericht, Chat-Titel): Mistral AI SAS (Paris, Frankreich)
- Nicht im Einsatz: OpenAI, ElevenLabs, Higgsfield, Tavily, Meta, Stripe, PDFShift und Vercel. Wir ergänzen diese Erklärung, bevor wir einen dieser Dienste einsetzen.
6. Drittlandübermittlungen
In der aktuellen Konfiguration übermitteln wir Daten nur an Anbieter in der EU: Hosting in Frankfurt am Main (Hostinger) und KI-Textgenerierung durch Mistral AI SAS in Frankreich. Eine Übermittlung in Drittländer findet derzeit nicht statt.
Sobald wir Dienste aus Drittländern einsetzen (zum Beispiel Stripe für Zahlungen), nennen wir sie hier mit der Rechtsgrundlage der Übermittlung nach Art. 44 ff. DSGVO.
8. Speicherdauer
Wir speichern personenbezogene Daten nur so lange, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich ist:
- Kontodaten: Für die Dauer deiner Nutzung, Löschung innerhalb von 90 Tagen nach Kontoschließung
- KI-generierte Inhalte und Dateien: Für die Dauer deines Abonnements, 30 Tage Exportfrist nach Kündigung
- Rechnungs- und Transaktionsdaten: 10 Jahre (steuer- und handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht)
- Technische Logs: Maximal 90 Tage
- BYOK API-Schlüssel: Sofortige Löschung bei Kontolöschung
9. Deine Rechte
Nach der DSGVO stehen dir folgende Rechte zu:
Auskunft (Art. 15 DSGVO)
Du kannst Auskunft über die von uns verarbeiteten Daten verlangen.
Berichtigung (Art. 16 DSGVO)
Unrichtige Daten können berichtigt werden.
Löschung (Art. 17 DSGVO)
Du kannst die Löschung deiner Daten verlangen, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Einschränkung (Art. 18 DSGVO)
Du kannst die Einschränkung der Verarbeitung verlangen.
Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
Du hast das Recht, deine Daten in einem strukturierten, gängigen Format (JSON/CSV) zu erhalten.
Widerspruch (Art. 21 DSGVO)
Du kannst der Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen widersprechen.
Widerruf (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)
Erteilte Einwilligungen können jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen werden.
Beschwerde
Du hast das Recht, dich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen.
Zur Ausübung deiner Rechte kontaktiere uns unter: contact@assistflow.pro. Wir bearbeiten Anfragen innerhalb von 30 Tagen.
10. Datensicherheit
Wir setzen folgende technische und organisatorische Maßnahmen ein:
- Verschlüsselte Datenübertragung über HTTPS/TLS
- Passwort-Hashing (kein Klartext-Speicher)
- Row Level Security (RLS) in der Datenbank – Zugriff nur auf eigene Daten
- API-Schlüssel und Secrets in verschlüsselten Umgebungsvariablen
- Zahlungsdaten speichern wir nicht selbst
- Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen und Dependency-Scans
Im Falle einer Datenpanne, die deine Daten betrifft, benachrichtigen wir dich innerhalb von 72 Stunden gemäß Art. 33/34 DSGVO.
11. Kontolöschung
Du kannst jederzeit die Löschung deines Kontos beantragen. Sende dazu eine E-Mail an contact@assistflow.pro mit dem Betreff "Kontolöschung". Wir bestätigen die Löschung innerhalb von 7 Werktagen.
Bei der Kontolöschung werden gelöscht: Benutzerkonto und Login-Daten, KI-generierte Inhalte und Dateien, BYOK API-Schlüssel, Nutzungsdaten und Einstellungen.
Aufbewahrt werden gemäß gesetzlicher Pflichten: Rechnungs- und Transaktionsdaten (bis zu 10 Jahre).
12. Änderungen dieser Datenschutzerklärung
Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung zu aktualisieren, um sie an geänderte rechtliche Anforderungen, technische Entwicklungen oder Produktänderungen anzupassen.
Die aktuelle Version ist stets auf dieser Seite verfügbar. Wesentliche Änderungen kommunizieren wir per E-Mail oder In-App-Hinweis.